Az informatika kiszervezése nem egyszerű feladat, egy rossz választás rengeteg problémához vezethet, időt, pénzt és jelentős forrásokat veszíthet ezáltal az outsourcingot választó vállalat – írta a Bizjournals.com.
A gondok ott kezdődnek, hogy nagyon sok cég eleve nem megfelelő okok miatt fordul az outsourcing felé – közölte a lappal Cristopher Ambrose, a Gartner Inc. információtechnológiai kutatásokat végső és tanácsadó cég kutatási elnökhelyettese. Sokszor a vállalkozások taktikai megfontolásból használják ezt az eszközt egy bizonyos probléma megoldása érdekében ahelyett, hogy az üzleti stratégia részeként tekintenének rá. “Az üzleti stratégia megalkotása az első fontos lépés az IT-szolgáltatások kiszervezése folyamatában” – vélte Ambrose.
Ne kapkodjunk
A cégek gyakran gondolkodás nélkül élnek ezzel a módszerrel, még mielőtt átgondolnák, hogy ez-e a leghatékonyabb út a bevétel növelése érdekében. Pedig mindezek előtt le kellene ülni, és egy részletes üzleti stratégiát alkotni, amely alapján már eldönthető, hogy az outsourcing-e a legjobb választás. Ha ezzel megvagyunk, akkor kell elkezdeni keresni a számunkra legtökéletesebb IT szolgáltatót – figyelmeztetett a szakember.
“Bár ez általában az IT szolgáltatás jellegétől és attól is függ, hogy hány szakvéleménnyel találkozott már addig az adott társaság, sokan felkeresnek egy külsős IT szakembert, hogy segítsen kiválasztani a lehetséges szolgáltatót. Ezt a lehetőséget mindenkinek magának kell mérlegelnie, mindenesetre érdemes ismerősöknél, szakmai partnereknél érdeklődni a cégek szolgáltatásainak minőségéről” – mondta Maureen Majury munkaügyi szakértő. Hozzátette: először át kell gondolni, hogy mely szolgáltatók jöhetnek egyáltalán szóba, majd a lehetséges partnerekkel fel lehet venni a kapcsolatot.
Amikor az üzleti terv részeként átvizsgáljuk ezeket a vállalkozásokat, megnézve, melyek azok a specifikációk, amikre a cégünknek szüksége van, kritikusnak kell lennünk, hiszen feltehetőleg nem szeretnénk kihagyni semmilyen momentumot, amely később problémát okozhat.
Nézzünk utána a leendő partnercégnek
Ezután felvehetjük a kapcsolatot az IT szolgáltatókkal. Ambrose és Majury mindketten azt tanácsolják, hogy bizonyosodjunk meg arról: az adott szolgáltatóknak van-e tekintélyük az üzletágban, valamint ellenőrizzük a társaságok pénzügyi stabilitását és korábbi eredményeiket is.
Beszéljünk az IT-szolgáltatókkal, és pillantsunk bele a referencia listájukba. Ha gyanítjuk, hogy voltak elégedetlen vevőik, járjunk utána, és bizonyosodjunk meg arról, hogy ha voltak is hibáik, azt helyrehozták. Tudjuk meg, hogy a potenciális cég, amellyel dolgozni akarunk, elég odaadó-e, van-e elég szerverhelye. Nem árt megtudakolni azt sem, hogy a konkurenciánk őket választotta-e a kiszervezésük során, hiszen meg kell bizonyosodjunk arról, hogy a lehető legtöbb figyelmet fogjuk kapni.
Most már ideje kiválasztani a lehetséges befutókat, ez az az időszak, amikor megegyezhetünk az árban és aláírhatjuk a szerződést. A szakértők tanácsa szerint mindenképpen törvényes céget kell választanunk, amely jól ismeri az adott szolgáltatást és iparágat. Amikor megírjuk a szerződést, figyeljünk a részletekre az elejétől a végéig, még a szolgáltatás utáni támogatást is figyelembe véve a projekt minden aspektusában.
“Azzal, hogy meghoztuk a döntést, melyik IT-szolgáltató lesz számunkra a legalkalmasabb, még nincs vége a folyamatnak” – emelte ki Ambrose.
Legyen alapos az utánajárás
A még jobb megismerés érdekében, és azért, hogy megbizonyosodjunk az új szolgáltatás maximális hatékonyságában, érdemes ellátogatni a szolgáltató weboldalára. Utánajárhatunk, hogy rendelkeznek-e egy viszonylag állandó csapattal, amely biztosítani tudja a szolgáltatás minden szegmensét: van-e üzleti politikájuk, végeznek-e üzleti elemzést és tervezést, illetve rendelkeznek-e biztonsági standardokkal, amelyek enyhíthetik a szolgáltatás után felmerülő zavarokat.
“Fontos, hogy a csapat rendelkezzen a témában jártas szakértőkkel, hiszen az adott szolgáltató csak így őrizheti meg a tekintélyét a technológiát és a szolgáltatásaikat illetően” – hangsúlyozta a szakember.
Amikor megtaláltuk az IT-szolgáltatót, amely a leginkább passzol a cégünkhöz, tulajdonképpen csak akkor kezdődik a projekt. Hiszen amikor még csak körvonalazódik valami a szolgáltatóval való folyamatos kapcsolattartás során, már akkor el kell kezdeni gondolkozni, hogy milyen biztonsági momentumokat építsünk be a szerződésbe, hiszen a munka elvégzése után számtalan váratlan tényező bukkanhat föl. Mindez hozzátartozik a sikeres és hatékony szolgáltatáshoz.
“A lényeg, hogy gondoljuk végig az összes lehetségesen felmerülő problémát, mielőtt meghozunk egy döntést” – figyelmeztetett Majury. Hozzáfűzte: ebben az esetben nincs helye annak, hogy a feltevéseinkre építsünk és az ösztöneinkre hallgassunk.
Hogyan találjunk egy IT szolgáltatót: tippek a kereséshez
- Hozzunk létre egy részletes üzleti tervet az összes szükséges szolgáltatást és a jelenlegi hálózati kapacitásunkat figyelembevéve.
- Dolgozzunk legális céggel, amelynek tagjai ismerik az adott üzletágat és szolgáltatást.
- Olyan csapatot keressünk, amelyik jól ismeri az általunk nyújtott szolgáltatásokat, és képes lesz megérteni bármely felmerülő problémát.